Dein Rechnungseingang erledigt sich selbst.
Belegwart empfängt, liest und archiviert alle Rechnungen deines Vereins automatisch – E-Rechnung, PDF oder Foto. Damit die Kassenprüfung 10 Minuten dauert statt zwei Abende.
🇩🇪 Daten in Deutschland gehostet · Keine Kreditkarte für die Warteliste · Von Ehrenamtlichen für Ehrenamtliche gedacht
Kommt dir das bekannt vor?
Seit 2025 müssen auch Vereine mit unternehmerischen Einnahmen – Bandenwerbung, Vereinsheim-Vermietung, Catering – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Und dann landet sie im Postfach: eine XML-Datei, die kein Mensch lesen kann.
„Was mache ich mit dieser XRechnung-Datei?"
„Muss ich die wirklich Jahre aufbewahren – und wie eigentlich richtig?"
„Die Kassenprüfung steht an und die Belege liegen in drei Mail-Postfächern, einem Schuhkarton und auf dem alten Laptop vom Vorgänger."
Du hast das Ehrenamt übernommen, um deinen Verein voranzubringen. Nicht, um Buchhaltungssoftware für 200 € im Jahr zu lernen.
So einfach funktioniert Belegwart
Weiterleiten statt abtippen.
Dein Verein bekommt eine eigene Rechnungs-Adresse (z. B. rechnungen@tsv-musterstadt.belegwart.de). Lieferanten schicken direkt dorthin – oder du leitest einfach weiter. Fotos vom Tankbeleg? Gehen auch.
Die KI macht die Fleißarbeit.
Belegwart erkennt automatisch, ob es eine XRechnung, ein ZUGFeRD-PDF, ein normales PDF oder ein Foto ist. Es liest Absender, Betrag, Datum und Fälligkeit aus, sortiert in Kategorien wie „Platzpflege" oder „Getränkeeinkauf" und warnt bei Duplikaten. Aus unlesbarem XML wird eine übersichtliche Rechnung.
Archiviert. Auffindbar. Prüfungsbereit.
Jedes Original bleibt unverändert erhalten, mit Prüfsumme und Protokoll. Für die Kassenprüfung oder den Steuerberater: ein Klick, fertiges Jahres-Paket. Aufbewahrungsfristen zeigt dir Belegwart pro Beleg an.
Gebaut für den Vereinsalltag – nicht für Konzerne
- Kassenprüfung in Minuten: Jahres-Export mit allen Belegen, sauber sortiert, inklusive Protokoll.
- Vorstandswechsel ohne Chaos: Zugang übergeben per Knopfdruck – die neue Kassenwartin sieht sofort alles, nichts geht verloren.
- E-Rechnungs-fit: XRechnung & ZUGFeRD werden geprüft (Norm EN 16931) und lesbar dargestellt.
- Alles an einem Ort: Auch Papierbelege – einfach abfotografieren.
- Steuerberater-Export: CSV und DATEV-kompatibles Format inklusive.
- Verfahrensdokumentation als Vorlage: Das Dokument, nach dem bei Prüfungen gefragt wird – bei uns zum Ausfüllen dabei.
„Brauchen wir das wirklich?"
Kurz: Den Empfang und die geordnete, unveränderte Aufbewahrung von E-Rechnungen verlangt der Gesetzgeber seit 2025 von allen unternehmerisch tätigen Organisationen – Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen. Ein Ordner voller ausgedruckter XMLs erfüllt das nicht. Und spätestens ab 2027/2028 stellen deine Lieferanten flächendeckend auf E-Rechnung um – ob dein Verein vorbereitet ist oder nicht.
Ein Preis, den der Vorstand sofort abnickt
| Verein S | Verein M | |
|---|---|---|
| Preis | 59 €/Jahr | 99 €/Jahr |
| Belege | bis 150/Jahr | unbegrenzt |
| Nutzer | 2 | 5 (z. B. Kassenwart + Prüfer + Vorstand) |
| E-Rechnungs-Empfang & lesbare Ansicht | ✔ | ✔ |
| KI-Auslesen & Kategorien | ✔ | ✔ |
| Archiv mit Prüfsumme & Protokoll | ✔ | ✔ |
| Jahres-Export für Kassenprüfung | ✔ | ✔ |
| DATEV-kompatibler Export | – | ✔ |
| Vorstandswechsel-Übergabe | ✔ | ✔ |
Kein Abo-Trick: rechtzeitige Erinnerung vor Verlängerung, Kündigung mit einem Klick, Daten-Export jederzeit.
Für die ersten 20 Vereine: Mitgestalten und für immer sparen
Belegwart startet in Kürze. Die ersten 20 Vereine werden Founding Members:
- 49 €/Jahr – dauerhaft, solange das Abo läuft (statt später 99 €)
- Direkter Draht zu mir: eure Wünsche prägen das Produkt
- Ehrlichkeit vorweg: Ihr startet mit der ersten Version. Dafür bestimmt ihr mit, was als Nächstes kommt.
30 Tage Geld-zurück, ohne Wenn und Aber. Zahl per Rechnung oder Karte.
Kostenlos auf die Warteliste
Kein Spam, keine Kreditkarte – nur eine E-Mail, sobald es losgeht.
Häufige Fragen
Ist Belegwart „GoBD-zertifiziert"?
Es gibt keine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software – GoBD-Konformität betrifft immer das Zusammenspiel aus Software und eurem Umgang damit. Belegwart ist so gebaut, dass es euch dabei unterstützt: Originale bleiben unverändert erhalten, jede Aktion wird protokolliert, und eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation liegt bei.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) stellen wir als Download bereit.
Was passiert, wenn wir kündigen?
Ihr exportiert vorher alles als ZIP – eure Belege gehören euch. Ohne Export-Zwang gäbe es uns zu Recht nicht lange.
Wir sind ein kleiner Verein ohne Sponsoring – betrifft uns das überhaupt?
Möglicherweise nicht in vollem Umfang. Genau dafür gibt es den kostenlosen Selbsttest – in 2 Minuten weißt du es. (Keine Rechtsberatung; im Zweifel den Steuerberater fragen.)
Können mehrere Personen zugreifen?
Ja – z. B. Kassenwart, Vorsitz und Kassenprüfer, jeweils mit eigenem Zugang. Beim Vorstandswechsel übergebt ihr den Zugriff per Knopfdruck.