E-Rechnung im Förderverein: Pflichten für Schul- und Kita-Fördervereine
Fördervereine leben vom Ehrenamt – und genau deshalb trifft der Bürokratie-Zuwachs euch besonders. Hier steht, was wirklich gilt und was ihr entspannt lassen könnt.
Das gilt für euch
- Kauft der Förderverein bei Firmen ein (Bastelmaterial, Festbedarf, Druckerei), können diese seit 2025 E-Rechnungen schicken – ihr müsst sie annehmen und aufbewahren können.
- Einnahmen wie Basar, Kuchenverkauf oder Sponsoring können einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb begründen – dann gelten die Regeln vollständig.
- Aufbewahrung: Rechnungen 8 Jahre ab Jahresende, im Original-Format.
- Der rein ideelle Bereich (Beiträge, Spenden ohne Gegenleistung) bleibt außen vor.
Der Förderverein ist oft der kleinste Verein mit dem größten Herzen – und der am dünnsten besetzten Kasse. Umso wichtiger, das E-Rechnungs-Thema einmal richtig zu organisieren, statt es bei jedem Vorstandswechsel neu zu erfinden.
Der typische Stolperstein ist nicht die einzelne Rechnung, sondern die Übergabe: Nach 8 Jahren Aufbewahrungspflicht haben zwei bis vier verschiedene Kassenwarte dieselben Belege verantwortet. Liegt das Archiv in einem privaten E-Mail-Postfach, ist es beim Wechsel praktisch verloren.
Deshalb unser Rat für Fördervereine: eine zentrale Rechnungs-Adresse, die dem Amt gehört statt der Person – dann übersteht euer Archiv jeden Wechsel im Vorstand.
Häufige Fragen
Wir sind ein kleiner Kita-Förderverein mit 3.000 € Jahresbudget – gilt das ernsthaft auch für uns?
Die Pflichten hängen nicht an der Größe, sondern an der Tätigkeit. Auch ein kleiner Verein, der bei Firmen einkauft, muss deren E-Rechnungen annehmen und geordnet aufbewahren. Der Aufwand ist bei wenigen Belegen überschaubar – er muss nur organisiert sein.
Zählt der Kuchenverkauf beim Schulfest schon als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb?
Regelmäßige Verkäufe gegen Entgelt können dazu zählen – das hängt vom Einzelfall ab. Verlass dich da nicht auf Bauchgefühl: Unser Selbsttest gibt eine erste Einordnung, im Zweifel hilft der Steuerberater.
Unsere Kassenführung wechselt alle zwei Jahre – wie überlebt das Archiv den Wechsel?
Genau das ist die Achillesferse vieler Fördervereine: Belege auf dem Privat-PC der Vorgängerin. Die Aufbewahrungspflicht läuft aber 8 Jahre – ein zentrales, übergabefähiges Archiv ist deshalb wichtiger als jede einzelne Ablage-Regel.
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Stand: Juli 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.