E-Rechnung für private Vermieter: Handwerker-Rechnungen richtig empfangen und aufbewahren
Wer eine Wohnung umsatzsteuerpflichtig oder gewerblich vermietet – oder Handwerker und Versorger beauftragt – bekommt zunehmend E-Rechnungen. Hier steht, was du damit tun musst.
Das gilt für euch
- Vermieter gelten umsatzsteuerlich als Unternehmer – seit 1.1.2025 müssen auch sie E-Rechnungen empfangen können.
- Handwerker- und Versorger-Rechnungen: im Original aufbewahren, 8 Jahre ab Jahresende.
- Für die Nebenkostenabrechnung brauchst du die Belege ohnehin – Mieter haben ein Einsichtsrecht.
- Eigene Rechnungen ausstellen (z. B. Gewerbemiete): E-Rechnungs-Pflicht ab 2028, über 800.000 € Umsatz schon ab 2027.
Vermieter stehen an einer unbequemen Schnittstelle: Auf der einen Seite Handwerker, Versorger und Dienstleister, die auf E-Rechnung umstellen – auf der anderen Seite Mieter und Finanzamt, die saubere Belege sehen wollen.
Der Klassiker: Die Rechnung der Dachrinnenreinigung kommt als XML-Anhang, wandert ungelesen in einen Mail-Ordner – und ein Jahr später, bei der Nebenkostenabrechnung, beginnt die Suche. Mit jedem Jahr und jedem Gewerk wird der Stapel unübersichtlicher.
Dabei ist die Lösung dieselbe wie beim Verein: ein fester digitaler Eingang für alle Belege, lesbare Ansicht, geordnete Ablage nach Jahr und Objekt. Dann ist die Abrechnung ein Nachmittag – nicht ein verlorenes Wochenende.
Häufige Fragen
Ich vermiete nur eine Eigentumswohnung privat – bin ich wirklich Unternehmer?
Umsatzsteuerlich ja: Vermietung ist eine unternehmerische Tätigkeit, auch wenn sie steuerbefreit ist. Deshalb gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen auch für private Kleinvermieter.
Der Heizungsbauer hat mir ein ZUGFeRD-PDF geschickt – reicht es, das auszudrucken?
Nein. Bei einer E-Rechnung ist die Datei selbst das Original – sie muss unverändert digital aufbewahrt werden. Der Ausdruck ist nur eine Kopie.
Was hat das mit meiner Nebenkostenabrechnung zu tun?
Alle umlagefähigen Kosten musst du belegen können, und Mieter dürfen die Original-Belege einsehen. Ein geordnetes digitales Archiv macht die Jahresabrechnung schneller und streitfester.
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Stand: Juli 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.