E-Rechnung im Sportverein: Was Kassenwart und Vorstand jetzt wissen müssen
Trikotsponsor, Bandenwerbung, das verpachtete Vereinsheim: Sobald dein Sportverein solche Einnahmen hat, ist er unternehmerisch tätig – und die E-Rechnungs-Regeln gelten auch für euch.
Das gilt für euch
- Seit 1.1.2025 müsst ihr E-Rechnungen empfangen können – Lieferanten dürfen euch XRechnung oder ZUGFeRD schicken, ob ihr wollt oder nicht.
- Empfangene E-Rechnungen müsst ihr im Original (XML) unverändert und geordnet aufbewahren – 8 Jahre ab Jahresende.
- Ausstellen eigener E-Rechnungen (z. B. für Sponsoring): Pflicht ab 1.1.2028 – ab 1.1.2027 nur für Umsätze über 800.000 €, was die wenigsten Vereine betrifft.
- Ein ausgedrucktes XML im Ordner erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Ein Sportverein ist selten „nur" Verein: Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb beginnt schneller, als viele denken. Die Brauerei-Rechnung fürs Sommerfest, die Rechnung der Druckerei für Banden-Banner, der neue Rasenmäher vom Fachhändler – all diese Lieferanten stellen Schritt für Schritt auf E-Rechnung um, spätestens 2027/2028 flächendeckend.
Für den Kassenwart heißt das konkret: Es kommen zunehmend XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs im Postfach an, die gelesen, geprüft und im Original aufbewahrt werden müssen. Der klassische Leitz-Ordner und das Postfach des Vorgängers reichen dafür nicht mehr.
Die gute Nachricht: Mit einem geordneten digitalen Eingang ist das Thema klein. Rechnungen an einer Stelle sammeln, lesbar machen, ablegen – und zur Kassenprüfung oder Jahreshauptversammlung ist alles mit wenigen Klicks beisammen.
Häufige Fragen
Unser Verein hat nur Mitgliedsbeiträge und Spenden – betrifft uns das trotzdem?
Der rein ideelle Bereich (Beiträge, Spenden) löst die Pflichten nicht aus. Aber sobald Bandenwerbung, Sponsoring, Vereinsheim-Vermietung an Firmen oder Vereinsfest-Bewirtung dazukommen, seid ihr unternehmerisch tätig – und müsst E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Der kostenlose Selbsttest klärt das in 2 Minuten.
Der Getränkelieferant hat uns eine XML-Datei geschickt. Was machen wir damit?
Das ist eine XRechnung. Du kannst sie mit unserem kostenlosen Viewer lesbar machen – wichtig ist aber, dass die XML-Datei selbst unverändert aufbewahrt wird, nicht nur ein Ausdruck.
Was passiert bei der Kassenprüfung mit E-Rechnungen?
Die Kassenprüfer wollen Belege vollständig, geordnet und nachvollziehbar sehen – auch die digitalen. Ein sauberes digitales Archiv macht die Prüfung deutlich schneller als das Zusammensuchen aus Mail-Postfächern.
Kostenlose Werkzeuge
XRechnung lesbar machen · E-Rechnung prüfen · Fristen-Rechner · Aufbewahrungsfrist berechnen
Weitere Zielgruppen: FoerdervereinFotografenGbrHandwerksbetriebKleingartenvereinKleinunternehmerMusikvereinPhysiotherapiePrivate Vermieter
Stand: Juli 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.